Załącznik nr1 do Zarządzenia nr 6/2022/2023
Dyrektora Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Bożejowicach

 

PROCEDURA WEWNĘTRZNA ZGŁASZANIA NARUSZEŃ PRAWA

I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH

w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Bożejowicach

 

Niniejszy dokument został stworzony na podstawie przepisów Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.

 

DZIAŁ I

POSTANOWIENIA OGÓLNE

 

§ 1.

Niniejsza procedura określa:

• bezpieczne, wewnętrzne kanały informacyjne służące składaniu zgłoszeń dotyczących naruszeń prawa powszechnie obowiązującego oraz regulacje wewnętrzne obowiązujące w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Bożejowicach,
• sposoby ochrony sygnalistów,
• zasady podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń przypadków nieprawidłowości,
• warunki objęcia ochroną sygnalistów oraz innych osób zgłaszających informacje o naruszeniach prawa,
• sposoby zgłaszania przez sygnalistów naruszeń prawa, standardów etycznych i procedur obowiązujących w placówce,
• środki ochrony sygnalistów oraz innych osób zgłaszających informacje o naruszeniach prawa.

 

DZIAŁ II

DEFINICJE UŻYTE W PROCEDURZE WEWNĘTRZNEJ ZGŁASZANIA NARUSZEŃ PRAWA I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH

 

§ 2.

Ilekroć w procedurze jest mowa o:

1. sygnaliście – należy przez to rozumieć pracownika, w tym byłego pracownika, lub inną osobę ujawniającą naruszenia prawa za pośrednictwem dostępnych kanałów zgłaszania nieprawidłowości występujących w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Bożejowicach, uzyskaną w kontekście związanym z pracą,
2. działaniu następczym – należy przez to rozumieć działania podejmowane przez wyznaczonych pracowników Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Bożejowicach, polegające na weryfikacji zgłoszenia oraz dalszej komunikacji z sygnalistą, w tym prowadzenie postępowania wyjaśniającego według określonych trybów, występowanie o dodatkowe informacje dotyczące zgłoszenia i przekazywanie informacji zwrotnej dotyczącej zgłoszenia.

Do działań następczych zaliczają się, m.in.: postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli, wniesienie oskarżenia, działania podejmowane w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych

3. działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działania lub zaniechania, które prowadzą do pogorszenia sytuacji sygnalisty i zostały podjęte w związku z ujawnieniem przez tę osobę nieprawidłowości,
4. kanałach informacyjnych – należy przez to rozumieć wewnętrzne rozwiązania organizacyjne oraz techniczne służące do zgłaszania nieprawidłowości w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Bożejowicach,
5. informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informacje, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Bożejowicach, w której zgłaszający uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował w Zespole szkolno-Przedszkolnym w Bożejowicach, lub w innym podmiocie prawnym, z którym zgłaszający utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informacje dotyczące próby ukrycia takiego naruszenia prawa,
6. informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć przekazanie sygnaliście informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych oraz powodów takich działań,
7. kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy, usług lub pełnienia funkcji na rzecz Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Bożejowicach w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych,
8. organie publicznym – należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy państwowe z wyłączeniem Rzecznika Praw Obywatelskich, organy wykonawcze jednostek samorządu terytorialnego, regionalne izby obrachunkowe, Szefa Sztabu Generalnego Wojska Polskiego oraz Komisję Nadzoru Finansowego,
9. osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazane w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoby, które dopuściły się naruszenia prawa lub z którymi osoby te są powiązane,
10. osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga zgłaszającemu w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona,
11. osobie powiązanej ze zgłaszającym – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych w kontekście związanym z pracą, w tym współpracownika lub członka rodziny zgłaszającego,
12. zgłoszeniu wewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej przekazanie informacji o naruszeniu prawa podmiotowi prawnemu,
13. pełnomocniku ds. zgłoszeń naruszeń prawa – należy przez to rozumieć osobę powołaną przez Dyrektora Zespołu Szkolno –Przedszkolnego w Bożejowicach, której zadania określa niniejsza procedura wewnętrzna zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych,
14. dyrektywie – należy przez to rozumieć dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii,
15. RODO – należy przez to rozumieć zapisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

 

DZIAŁ III

ZAKAZ DZIAŁAŃ ODWETOWYCH

 

§ 3.

1. Wobec zgłaszającego nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań, polegające w szczególności na:

• odmowie nawiązania stosunku pracy,
• wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy,
• niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,
• obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę,
• wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu,
• pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń,
• przeniesieniu pracownika na niższe stanowisko pracy,
• zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych,
• przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracownika,
• niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,
• negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy,
• nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze,
• przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu,
• mobbingu,
• dyskryminacji,
• niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu,
• wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe,
• nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie,
• działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego,
• spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu,
• wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszenia dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia zgłaszającego.

2. Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także groźbę lub próbę zastosowania środka określonego w ust. 1.
3. Zasady przyjmowania zgłoszeń określone w niniejszej procedurze umożliwiają wszystkim sygnalistom:

• przekazywanie informacji za pośrednictwem specjalnych i niezależnych kanałów komunikacji,
• ochronę przed działaniami represyjnymi, dyskryminującymi lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania, które mogą zaistnieć w następstwie zgłoszenia.

4. Zgłaszający, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w pełnej wysokości.
5. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez zgłaszającego, ma prawo do odszkodowania od zgłaszającego, który dokonał świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, w wysokości co najmniej przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw, obowiązującego w dniu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
6. Sygnalista podlega ochronie danych osobowych oraz innych danych pozwalających na ustalenie jego tożsamości, chyba że zgodę na ujawnienie danych wyrazi sam zgłaszający.
7. Sygnalista w związku z dokonaniem zgłoszenia nie ponosi odpowiedzialności za naruszenie obowiązku poufności, zniesławienie, naruszenie praw autorskich, naruszenie tajemnicy, w tym tajemnicy placówki, naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych oraz z tytułu roszczeń odszkodowawczych na podstawie prawa prywatnego, publicznego lub prawa pracy. Warunkiem jest jednak, żeby istniały uzasadnione podstawy, by sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia zgodnie z dyrektywą unijną.
8. Sygnalista nie podlega odpowiedzialności dyscyplinarnej (określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy), pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa.
9. Jeśli osoba skarży się wyłącznie we własnym interesie lub na naruszenie wyłącznie jej praw (np. zgłoszenia z zakresu mobbingu czy dyskryminacji) – nie uzyskuje statusu sygnalisty.

 

DZIAŁ IV

OCHRONA SYGNALISTY

 

§ 4.

1. Procedura niniejsza ma na celu ochronę sygnalisty przed ewentualnymi działaniami odwetowymi, w szczególności o charakterze represyjnym, dyskryminującym lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania, mogącymi być następstwem takiego zgłoszenia.
2. Ochronie podlega sygnalista, który dokonał zgłoszenia w dobrej wierze. Zgłoszenie nie może skutkować działaniami odwetowymi lub innymi niepożądanymi działaniami wobec sygnalisty polegającymi w szczególności na:

• zwolnieniu z pracy,
• wykorzystywaniu zależności służbowej sygnalisty bądź wywieraniu wpływu na osoby, z którymi sygnalista współpracuje.

3. Dane osobowe sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu do wiadomości ogólnej, chyba że za jego dobrowolną, wyraźną, pisemną zgodą.
4. Osoba wyznaczona do przyjmowania zgłoszeń niezwłocznie po jego otrzymaniu dokonuje anonimizacji danych sygnalisty i nadaje numer sprawie zgodnie z kolejnością zgłoszeń w spisie zgłoszeń. Numer zgłoszenia będzie wykorzystany jako identyfikator sprawy zgłoszonej przez sygnalistę.
5. Wykorzystany kanał informacyjny wniesienia zgłoszenia powinien być zastrzeżony jedynie do wiadomości pełnomocnika, a w przypadku jego nieobecności – osoby upoważnionej.
6. Sygnalista, w przypadku wystąpienia działań odwetowych, niezwłocznie zawiadamia o tym fakcie pełnomocnika ds. zgłoszeń naruszeń prawa.
7. Sygnaliści dokonujący zgłoszenia w złej wierze lub dokonujący zgłoszenia niepoważnego lub zgłoszenia stanowiącego w istocie nadużycie nie podlegają ochronie przewidzianej w niniejszej procedurze.

 

§ 5.

Osobę dokonującą zgłoszenia należy każdorazowo informować o okolicznościach, w których ujawnienie jej tożsamości stanie się konieczne, np. w razie wszczęcia postępowania karnego.

 

 

DZIAŁ V

PRZEDMIOT ZGŁOSZENIA

 

§ 6.

1. Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego mogą być naruszenia prawa w postaci działania lub zaniechania niezgodnie z prawem lub mające na celu obejście prawa (zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy), dotyczące:

• zamówień publicznych,
• usług, produktów i rynków finansowych,
• przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
• bezpieczeństwa transportu,
• ochrony środowiska,
• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
• bezpieczeństwa żywności i pasz,
• zdrowia i dobrostanu zwierząt,
• zdrowia publicznego,
• ochrony konsumentów,
• ochrony prywatności i danych osobowych,
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
• interesów finansowych skarbu państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.

2. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa.
3. Niniejsza procedura nie ma zastosowania do informacji objętych:

a. Przepisami o ochronie informacji niejawnych;

b. Tajemnicą związaną z wykonywaniem zawodów medycznych oraz prawniczych;

c. Tajemnicą narady sędziowskiej;

d. Postępowaniem karnym – w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności;

e. Naruszeń prawa w zakresie zamówień publicznych w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa w rozumieniu art. 7 pkt 36 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych.

 

DZIAŁ VI

SPOSOBY DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ – ZGŁOSZENIA WEWNĘTRZNE

 

§ 7.

1. Do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych w Zespole Szkolno – Przedszkolnym w Bożejowicach upoważniony jest Dyrektor Zespołu Szkolno – Przedszkolnego w Bożejowicach oraz osoba zatrudniona na stanowisku: Samodzielny Referent ds. Administracyjno – Gospodarczych.

2.   Zgłoszenie wewnętrzne można dokonać za pośrednictwem następujących kanałów zgłoszeń:

1. Papierowo (pisemnie) – listownie na adres siedziby Zespołu Szkolno – Przedszkolnego  w Bożejowicach (Bożejowice 1, 59-700 Bolesławiec), z dopiskiem „Sygnalista”;
2. Elektronicznie – wysyłając wiadomość e-mail na adres: sygnalistazsp2@o2.pl

3. Zgłoszenie wewnętrzne powinno wskazywać:

a. dokładny opis naruszenia prawa,

b. osobę, której dotyczy zgłoszenie (jeśli jest znana zgłaszającemu)

c. adres zgłaszającego do kontaktu (adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej). Brak wskazanego adresu zwalnia Zespół Szkolno – Przedszkolny w Bożejowicach z obowiązku potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.

4. Zgłoszenie wewnętrzne w formie pisemnej można dokonać na formularzu stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszej procedury

§ 8.

2. Zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków.
3. W przypadku zgłoszenia jawnego sygnalista powinien dołączyć zgodę, o której mowa w § 4 ust. 3 niniejszej procedury /załącznik nr 4/ .

 

§ 9.

Zgłoszenie może mieć charakter:

• jawny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia zgadza się na ujawnienie swojej tożsamości osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia,
• poufny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia nie zgadza się na ujawnienie swoich danych i dane podlegają utajnieniu.

 

§ 10.

1. Dyrektor Zespołu Szkolno – Przedszkolnego w Bożejowicach oraz osoba zatrudniona na stanowisku: Samodzielny Referent ds. Administracyjno – Gospodarczych w wyniku otrzymania zgłoszenia podejmują dalsze działania, w tym:

a. Weryfikują, czy zgłoszenie wewnętrzne spełnia warunki określone w części „Postanowienia ogólne. Zakres podmiotowy i przedmiotowy procedury”, w tym czy dotyczy jednego ze wskazanych obszarów prawa oraz czy dokonała je osoba uprawniona;

b. W przypadku, gdy zgłoszenie nie spełnia warunków wskazanych w ust. 1

a) przekazują zgłaszającemu informację o braku podstaw do zastosowania przedmiotowej procedury oraz o możliwości przekazania informacji w sposób zwyczajowo przyjęty w Zespole Szkolno – Przedszkolnym w Bożejowicach (np. w formie skargi, wniosku). W przypadku, gdy zgłaszający nie podał adres do kontaktu, brak jest możliwości udzielenia odpowiedzi w tym zakresie;

 c. W przypadku, gdy zgłoszenie spełnia warunki określone niniejszą procedurą, osoba upoważniona w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia potwierdza zgłaszającemu przyjęcie zgłoszenia, za wyjątkiem sytuacji, w której zgłaszający nie podał adresu do kontaktu w zgłoszeniu;

d. Dokonują wpisu do Rejestru Zgłoszeń Wewnętrznych;

e. Podejmują działania następcze w związku z otrzymanym zgłoszeniem.

 

2. Dyrektor oraz osoba zatrudniona na stanowisku: Samodzielny Referent ds. Administracyjno – Gospodarczych upoważnieni są do podejmowania, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych po otrzymaniu zgłoszenia wewnętrznego w Zespole Szkolno – Przedszkolnym w Bożejowicach, w tym do:

a. Weryfikacji zgłoszenia i podejmowania dalszej komunikacji ze zgłaszającym w celu pozyskania dodatkowych informacji, niezbędnych do dalszej obsługi zgłoszenia wewnętrznego;

b. Prowadzenia ze zgłaszającym komunikacji w celu przekazania informacji zwrotnej;

c. Podejmowania, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych, określonych w niniejszej procedurze;

1. W przypadku zgłoszenia zawierającego dane osobowe osoby dokonującej zgłoszenia pracownik w terminie 7 dni wysyła osobie zgłaszającej potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia.
2. Wobec osoby zgłaszającej jest realizowany obowiązek wynikający z art. 13 RODO.
3. Działanie następcze prowadzi się bez zbędnej zwłoki.
4. Przekazania informacji zwrotnej zgłaszającemu o podjętych działaniach następczych w terminie do 3 miesięcy. W uzasadnionych przypadkach termin ten można wydłużyć do 6 miesięcy, o czym należy poinformować osobę dokonującą zgłoszenia.
5. Zgłoszenia traktuje się z należytą starannością i powagą w sposób poufny, a przy ich rozpatrywaniu obowiązuje zasada obiektywizmu i bezstronności.
6. Aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych i bezpodstawnych oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach, oraz aby podjąć decyzję z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia pracowników i osób, których zgłoszenie dotyczy – wszyscy uczestnicy postępowania są zobowiązani do dołożenia należytej staranności i powagi.

 

4. W ramach podejmowanych działań następczych Dyrektor oraz osoba zatrudniona na stanowisku: Samodzielny Referent ds. Administracyjno – Gospodarczych upoważnieni są do pozyskiwania niezbędnych do wyjaśnienia zgłoszenia informacji od innych obszarów, zespołów, działów Zespołu Szkolno – Przedszkolnego w Bożejowicach. Pozyskiwanie informacji odbywa się z zachowaniem przysługującej zgłaszającemu ochrony.

5. Obszar bądź zespół, którego dotyczy zgłoszenie wewnętrzne podejmuje działania mające na celu doprowadzenie podejmowanych działań do zgodności z przepisami prawa.

6. Spis zgłoszeń jest prowadzony przy zachowaniu zasad poufności. Informacje i dokumenty w nim zawarte są przechowywane w placówce przez co najmniej 5 lat.

7. Zgłoszenie uznane za niekompletne po analizie przez dyrektora i pełnomocnika może być skierowane do sygnalisty w celu uzupełnienia danych.

8. Nieuzupełnienie zgłoszenia w terminie 7 dni od otrzymania wezwania skutkuje rozpatrzeniem zgłoszenia na podstawie posiadanej dokumentacji.

9. W wyniku przeprowadzonych działań następczych zgłoszenie może zostać uznane w szczególności za:

• zasadne – i wówczas podejmowane są działania naprawcze lub zawiadamia się organy ścigania,
• bezzasadne (nieznajdujące potwierdzenia) – i wówczas oddala się zgłoszenie.

10. W przypadku zgłoszeń zasadnych dyrektor wydaje rekomendację o stosownych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do pracownika lub innej osoby, która dopuściła się naruszenia, oraz rekomendację możliwych działań zapobiegawczych mających na celu wyeliminowanie podobnych naruszeń prawa w przyszłości.
11. Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego pełnomocnik zobowiązany jest poinformować sygnalistę o wynikach postępowania.

 

 

DZIAŁ VII

ZADANIA PEŁNOMOCNIKA

 

§ 11.

1. Do zadań pełnomocnika - Samodzielnego Referenta ds. Administracyjno – Gospodarczych, a w przypadku jego nieobecności – osoby upoważnionej, należy w szczególności:

• obsługa administracyjno-biurowa,
• nawiązywanie kontaktu z sygnalistą w celu informowania o postępowaniu w sprawie zgłoszenia oraz uzyskania uzupełnienia zgłoszenia,
• nadzór nad ewentualnymi działaniami odwetowymi w stosunku do sygnalisty, a w przypadku zgłoszenia stosowania działań odwetowych – natychmiastowa interwencja,
• sporządzanie dokumentacji z postępowania w sprawie zgłoszenia,
• przyjmowanie zgłoszeń,
• potwierdzanie otrzymania zgłoszeń w ciągu 7 dni od daty otrzymania /załącznik nr 2/,
• prowadzenie spisu zgłoszeń /załącznik nr 7/,
• przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej o wynikach postępowania wyjaśniającego w ciągu maksymalnie 3 miesięcy od dnia wpływu zgłoszenia w sprawie naruszeń.

2.  Wzór upoważnienia do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych przez upoważnione osoby stanowi Załącznik nr 3 do procedury. Wzór może być dostosowywany do zakresu zadań realizowanych przez upoważnianą osobę, wynikającego z niniejszej procedury.

 

DZIAŁ VIII

DOSTĘP DO DANYCH I OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

§ 12.

 

1. Zespół Szkolno – Przedszkolny w Bożejowicach zbiera i przetwarza dane osobowe osoby, która dokonała zgłoszenia wewnętrznego w zakresie niezbędnym do realizacji celów określonych dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L 305 z 26.11.2019, str. 17 oraz Dz. Urz. UE L 347 z 20.10.2020, str. 1) oraz w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.

2. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

 3. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane ze zgłoszeniem są przechowywane przez Zespół Szkolno – Przedszkolny w Bożejowicach przez okres 15 miesięcy po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie lub zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po upływie tego okresu dane osobowe oraz dokumenty są usuwane przez Zespół Szkolno – Przedszkolny w Bożejowicach.

4. Pełna treść klauzuli informacyjnej w związku z przetwarzaniem danych osobowych osób zgłaszających naruszenia prawa Unii stanowi Załącznik nr 5.

5. Za prowadzenie spraw oraz gromadzenie wszelkiej dokumentacji dotyczącej zgłoszeń odpowiedzialny jest wyznaczony przez dyrektora pełnomocnik ds. zgłoszeń naruszeń prawa – Samodzielny Referent ds. Administracyjno-Gospodarczych.

6. Dokumenty dotyczące zgłoszeń wraz ze spisem przechowywane są w zamykanej na klucz szafie, która znajduje się w niedostępnym dla osób trzecich, zamykanym na klucz pomieszczeniu.

7. Dostęp do pomieszczenia, o którym mowa w ust. 2, jest objęty monitoringiem wizyjnym.

8. Za usuwanie danych przechowywanych na dedykowanej skrzynce mailowej odpowiedzialny jest pełnomocnik.

 

DZIAŁ IX

REJESTR ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

§ 13.

 

1. Dyrektor oraz osoba zatrudniona na stanowisku: Samodzielny Referent ds. Administracyjno – Gospodarczych prowadzą rejestr zgłoszeń wewnętrznych dla Zespołu Szkolno – Przedszkolnego w Bożejowicach

 2. Wpisu do rejestru dokonuje się na podstawie zgłoszenia wewnętrznego.

3. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera:

a) numer zgłoszenia;

b) określenie przedmiotu naruszenia;

c) dane osobowe zgłaszającego oraz osoby, której zgłoszenie dotyczy, niezbędne do identyfikacji tych osób;

d) adres do kontaktu osoby  zgłaszającej;

e) datę dokonania zgłoszenia;

f) informację o podjętych działaniach następczych;

g) datę zakończenia sprawy.

4. Dane w rejestrze przechowywane są przez okres 15 miesięcy po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

5. Wzór rejestru zgłoszeń wewnętrznych stanowi Załącznik nr 7.

 

PRZEPISY KARNE

§ 14.

 

1. Kto utrudnia dokonanie zgłoszenia, podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.
2. Kto w przypadku, o którym mowa w ust. 1, stosuje przemoc, groźbę lub podstęp, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
3. Kto podejmuje działanie odwetowe wobec osoby, która dokonała zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, podlega grzywnie lub karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
4. Kto w przypadku, o którym mowa w ust. 3, stosuje łącznie więcej niż 2 działania odwetowe wymienione w art. 12 ust. 1, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.
5. Kto narusza obowiązek zachowania poufności tożsamości osoby, która dokonała zgłoszenia, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.
6. Kto świadomie dokonał zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji lub pomógł w dokonaniu zgłoszenia nieprawdziwych informacji, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 3.

 

DZIAŁ XIII

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

 

§ 15.

1. Za zapewnienie wdrożenia zasad niniejszej procedury, w tym zapewnienie środków niezbędnych do realizacji zadań w niej określonych, odpowiada dyrektor placówki.
2. Pisemne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w celu weryfikacji zgłoszeń          i podjęcia działań następczych nadaje dyrektor placówki. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy.
3. Przepisy niniejszej procedury podlegają weryfikacji (w miarę potrzeb).

 

Załączniki:

Załącznik nr 1 Formularz pisemnego zgłoszenia wewnętrznego.

Załącznik nr 2 Potwierdzenie zgłoszenia nieprawidłowości

Załącznik nr 3 Wzór upoważnienia do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych.

Załącznik nr 4 Wzór oświadczenia zgłaszającego o wyrażeniu zgody na ujawnienie tożsamości.

Załącznik nr 5 Klauzula informacyjna w związku z przetwarzaniem danych osobowych osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.

Załącznik nr 6 Potwierdzenie zapoznania się z procedurą

Załącznik nr 7 Wzór rejestru zgłoszeń wewnętrznych

 

 

Załącznik nr 1

 

Zespół Szkolno – Przedszkolny w Bożejowicach

Bożejowice 1

59-700 Bolesławiec

Z dopiskiem na kopercie: „Sygnalista”

 

Zgłoszenie naruszenia prawa

w trybie ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa

(ZGŁOSZENIE WEWNĘTRZNE)

Czy zgłoszenie anonimowe*?         ……...TAK           ………..NIE

Dane osoby zgłaszającej**:                            ………………………………………………………………………………………………………

Adres do kontaktu (korespondencyjny bądź adres poczty elektronicznej):

• w celu przekazania potwierdzenia o otrzymaniu zgłoszenia przez Zespół Szkolno – Przedszkolny w Bożejowicach            - …………………………………………………………………………………………….
• w celu przekazania informacji o podjętych działaniach następczych w związku z niniejszym zgłoszeniem - ………………………………………………………………………………………………..

Data zgłoszenia:                                              ……………………………………………………………………………………………………….

Status osoby zgłaszającej naruszenie*:        

…...Osoba aktualnie świadcząca pracę na rzecz ZSP w Bożejowicach

……Osoba ubiegająca się o zatrudnienie

……Osoba uprzednio świadcząca pracę na rzecz ZSP w Bożejowicach (były pracownik/współpracownik)

Określenie przedmiotu naruszenia prawa***: …………………………………………………………………………………

Dane osoby, której dotyczy zgłoszenie: …………………………………………………………………………………………..

Dane osoby pomagającej w zgłoszeniu: …………………………………………………………………………………………..

Dane osoby powiązanej ze zgłaszającym: ………………………………………………………………………………………..

Opis naruszenia (na czym polegało, miejsce, data naruszenia):

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Zgłaszane dowody****:   ……………………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

 

………………………………………………………...

Podpis osoby zgłaszającej naruszenie

 

 

*zaznaczyć X przy właściwej odpowiedzi

**nie dotyczy osób dokonujących zgłoszenia anonimowo

***wskazanie obszaru prawa, zgodnie z pkt 1 części V Procedury

**** uzupełnić tylko jeśli zgłaszający posiada dowody i chce je przedstawić

 

Załącznik nr 2

 

Bożejowice, dn. ……………………………….

 

POTWIERDZENIE ZGŁOSZENIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI

 

Niniejszym potwierdza się, przyjęcie zgłoszenia nieprawidłowości, które zostało dokonane przez ……………………..
dnia …………………….. i dotyczy nieprawidłowości polegającej na: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..…… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..……………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………..……………………………………

 

 Niniejszym stwierdza się, że zgłaszającemu nadano/odmówiono nadania statusu Sygnalisty.

 Odmowa nadania zgłaszającemu statusu sygnalisty wynika z następujących względów: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..…… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..……………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………..…………………………………… …………………………………………………………………………………………………………

 

 

                                                                                                                        ____________________________________

                                                                                                                        podpis osoby odpowiedzialnej za zgłoszenie

 

Załącznik nr 3

 

Upoważnienie do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych,
podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych

Bożejowice, dnia ……………………….

 

Dyrektor Zespołu Szkolno – Przedszkolnego w Bożejowicach upoważnia

 

……………………………………………………….….. pełniącą funkcję …………………………………………………………….

 

w Zespole Szkolno - Przedszkolnym w Bożejowicach do:

• przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych,
• podejmowania działań następczych w wyniku tych zgłoszeń oraz
• przetwarzania danych osobowych:
  • osób dokonujących zgłoszenia,
  • osoby, której zgłoszenie dotyczy oraz
  • osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu

w zakresie niezbędnym do realizacji celu określonego w Dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Zakres przetwarzania danych osobowych został określony w Klauzuli informacyjnej w związku z przetwarzaniem danych osobowych osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.

 

Ponadto Dyrektor Zespołu Szkolno – Przedszkolnego w Bożejowicach zobowiązuje ……………………………… ……………………………………………….. pełniącą funkcję ……………………………. w Zespole Szkolno - Przedszkolnym w Bożejowicach do zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość w/w osób, pozyskanych w związku z przyjmowaniem i weryfikacją zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowaniem działań nastepczych w wyniku tych zgłoszeń. Obowiązek zachowania tajemnicy trwa także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywana jest praca.

 

                                                                                                                                                   ………………………………………………..

pieczęć i podpis

 

 

Załącznik nr 4

 

 

Bożejowice, dn. ……………………………….

 

 

Oświadczenie zgłaszającego o wyrażeniu zgody na ujawnienie tożsamości

(ZGŁOSZENIE WEWNĘTRZNE)

 

Ja, ………………….…………………………………., w związku z dokonanym w dniu ……………….………. wewnętrznym zgłoszeniem naruszenia prawa w Zespole Szkolno – Przedszkolnym w Bożejowicach wyrażam zgodę na ujawnienie mojej tożsamości jako osoby dokonującej zgłoszenia wewnętrznego.

Zgoda wyrażana jest dobrowolnie.

 

……………………………………………………

                                                                        podpis

 

 

Załącznik nr 5

Klauzula informacyjna w związku z przetwarzaniem danych osobowych osób
zgłaszających naruszenia prawa Unii

Spełniając obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych
w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) informujemy, iż:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zespół Szkolno- Przedszkolny w Bożejowicach, 59-700 Bolesławiec.
2. Wyznaczono Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem: bezp.info@gmail.com oraz nr tel. 513 644 118. 
3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych ze zgłaszanymi przypadkami naruszenia prawa, na podstawie obowiązku prawnego wynikającego z przepisów: DYREKTYWY PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (zgodnie z art. 6 lit. c RODO) lub prawnie uzasadnionego interesu Administratora, jakim jest przyjmowanie, weryfikowanie oraz wyjaśnianie zgłoszeń naruszeń prawa (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO), lub dobrowolnej zgody, jeżeli nie decyduje się Pani/Pan na zachowanie anonimowości (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO
4. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia wewnętrznego oraz podjęciem działań następczych przez Zespół Szkolno – Przedszkolny w Bożejowicach przez okres 15 miesięcy po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie lub zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
5. Po upływie okresu wskazanego w ust. 4 Pani/Pana dane osobowe oraz dokumenty związane ze zgłoszeniem są usuwane przez Administratora.
6. Administrator zapewnia poufność Pani/Pana danych w związku z otrzymanym zgłoszeniem.
   W związku z tym dane mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego
   na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom, którym Administrator powierzył przetwarzanie danych.
7. Przepisu art. 14 ust. 2 lit. f rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.)), zwanego dalej „rozporządzeniem 2016/679”, nie stosuje się, chyba że zgłaszający nie podlega ochronie w związku z dokonanym zgłoszeniem albo wyraził na ujawnienie swojej tożsamości wyraźną zgodę.
8. Przepisu art. 15 ust. 1 lit. g rozporządzenia 2016/679 w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych, nie stosuje się, chyba że zgłaszający nie podlega ochronie w związku z dokonanym zgłoszeniem albo wyraził na takie przekazanie wyraźną zgodę.
9. Posiada Pani/Pan prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania). Przysługuje Pani/Panu także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania. Wyrażoną zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
10. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi na realizowane przez Administratora przetwarzanie do Prezesa UODO (uodo.gov.pl).
11. Pani/Pana dane nie będą udostępnione do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej. Pani/Pana dane nie będą podlegały profilowaniu lub zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.

 

Załącznik nr 6

 

Bożejowice, dn. ……………………..

………………………………………………..

              ^{Imię i nazwisko pracownika}

 

 

OŚWIADCZENIE

o zapoznaniu się z przepisami „Procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Zespole szkolno – Przedszkolnym w Bożejowicach”

Oświadczam, że zapoznałem/am się z Procedurą zgłaszania nieprawidłowości i ochrony sygnalistów w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Bożejowicach i zobowiązuję się do przestrzegania zapisów w niej zawartych.

 

 

 

…………………………………………..

                                                                                                                      Podpis pracownika

 

OŚWIADCZENIE

O zapoznaniu się z przepisami „Procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Zespole szkolno – Przedszkolnym w Bożejowicach

Oświadczam, że zapoznałem/am się z Procedurą zgłaszania nieprawidłowości i ochrony sygnalistów w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Bożejowicach i zobowiązuję się do przestrzegania zapisów w niej zawartych.

Lp.	Imię i nazwisko	Stanowisko służbowe/funkcja	Data	Podpis
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35